Qualquer empresa que preza pela qualidade dos seus produtos e serviços deve usar dos benefícios do Procedimento Operacional Padrão (POP). Ele assegura que os processos da empresa sejam executados corretamente, garantindo sempre a padronização. 

O que é POP (Procedimento Operacional Padrão)?

O Procedimento Operacional Padrão (POP) é uma espécie de guia ou manual de cada atividade que deve ser desempenhada dentro de uma empresa. 

O seu principal objetivo é manter o padrão de qualidade estabelecido, sempre alcançado os resultados planejados independentemente de quem desempenhe a função.

Quando pensamos sobre o que é Procedimento Operacional Padrão, é importante ressaltar que ele deve ser usado nos mais variados tipos de tarefas, desde as mais simples até as mais complexas (como, por exemplo, fazer uma sanduíche ou um estudo de mercado).

Dentro de uma empresa, o POP faz parte do gerenciamento de processos que visa mapear e criar procedimentos e processos que possam ser melhorados de forma contínua, trazendo assim melhores resultados ao empreendimento.

Uma empresa precisa mesmo do Procedimento Operacional Padrão POP?

Lembre-se de quando você aprendeu a dirigir: qual era o resultado esperado desta ação? Se locomover até os lugares para os quais precisava ir, certo?

No início você tinha que prestar muita atenção em todas as tarefas que precisava desempenhar dentro do carro, sempre para obter o mesmo resultado. Posso dizer que depois de algum tempo, você passou a fazer isso de forma automática, sem precisar de tanto esforço.

Dessa forma, podemos dizer que o seu cérebro também tem a capacidade de criar POPs: ele absorve as etapas do processo e as deixa automáticas para que você possa sempre obter o mesmo resultado – neste caso do exemplo, dirigir e se locomover.

Então, se a sua empresa quer atingir sempre bons resultados, o POP é imprescindível.

Formatos de Procedimento Operacional Padrão POP

O documento deve trazer clareza, simplicidade e objetividade. Por isso, comumente ele é feito em um desses formatos:

Fluxograma

O fluxograma é um documento que traz uma solução gráfica, ou seja, por meio de formas geométricas o profissional poderá visualizar as etapas da atividade de forma sequencial e ordenada.

Além de facilitar a visualização de todo o processo, ele também possui pontos de tomada de decisão. Dessa forma, o profissional saberá o que fazer em diferentes situações.

Hierárquico

Se o Procedimento Operacional Padrão for extenso e tiver muitas etapas, o ideal é que ele seja feito em um formato hierárquico.

Este formato consiste em uma lista enumerando as principais etapas, seguida de outra sublista com etapas cada vez mais específicas.

Ele é ideal para processos que não têm pontos de tomada de decisão e podem ser seguidos facilmente.

Checklist

Quando o Procedimento Operacional Padrão é curto, tem etapas simples e fáceis, poderá usar o formato de checklist. Ele é uma lista simples de etapas que devem ser cumpridas.

Todos esses documentos podem estar anexados a outras informações como NOP, BPF e IT. Conheça cada uma delas a seguir:

• NOP: é a Norma Operacional Padrão, que atende aos padrões dos órgãos reguladores: Anvisa, Inmetro, ISO, Anatel, Ancine, etc.

• BPF: são as Boas Práticas de Fabricação, um conjunto de medidas que garante a segurança operacional, higiênica e sanitária de acordo com a lei.

• IT: são as Instruções de Trabalho, que podem apresentar informações mais específicas para que o POP seja aplicado corretamente.

Exemplo de Procedimento Operacional Padrão

Eu não sei se você já reparou, mas não importa o bairro, a cidade ou o país, os principais lanches do McDonald’s têm exatamente o mesmo formato, montagem e sabor. O nome disso é Procedimento Operacional Padrão!

Qual a finalidade do Procedimento Operacional Padrão?

Se você quer saber o que é Procedimento Operacional Padrão e qual a sua finalidade, entenda que aqui não estamos falando apenas de executar uma atividade da maneira correta, mas também de todo o impacto que isso tem em uma cadeia produtiva.

Se estivermos falando da indústria alimentícia, por exemplo, ela deve cumprir diversas exigências para garantir a segurança e a qualidade dos alimentos para consumo humano, e é aqui que entra o POP em toda a cadeia produtiva.

Em casos como esse não é possível implementar o Procedimento Operacional Padrão apenas em atividades pontuais. Do contrário, uma tarefa executada sem padrão poderia prejudicar toda a linha de produção de alimentos.

Em empresas como essas, o POP deve ser implementado do começo ao fim. Dessa forma, estará assegurada a conformidade do produto, sua qualidade, sua segurança para saúde quem compra e quem produz, bem como suas condições de limpeza e armazenamento.

Isso também inclui as partes administrativas de vendas e marketing, que fazem com que tudo isso escoe para o mercado de forma ordenada e estratégica.

Basta apenas que uma dessas tarefas seja feita de forma errada para que toda cadeia produtiva seja afetada.

Leia também: Como desenvolver um planejamento estratégico para e-commerce?

Quais atividades podem ser padronizadas com o POP?

O POP pode ser aplicado em diversas atividades da empresa, cabendo a análise de cada organização. No entanto, sua implantação é mandatória nos processos críticos.

Processos críticos são aqueles que impactam diretamente o resultado da empresa ou a entrega final de cada atividade.

Principais tipos de POPs:

• Modelos que fornecem as diretrizes para elaborar novos POPs;
• Métodos de investigação;
• Armazenagem de produtos;
• Atendimento ao cliente;
• Procedimentos de segurança e emergência;
• Organização de documentos;
• Arquivamento de documentos;
• Práticas para etapas de produção;
• Controle de qualidade;
• Tarefas de gerenciamento.

Vantagens do POP

Não importa quem desempenhe a tarefa

É comum a entrada e saída de funcionários em uma empresa. Se toda vez chega alguém novo, como manter os resultados? Fácil: com o Procedimento Operacional Padrão – POP.

Com as etapas das atividades documentadas, qualquer colaborador novo poderá desempenhar a função corretamente e obter o mesmo padrão de qualidade de antes.

Manutenção sustentável do espaço de trabalho

Quando pensamos no que é Procedimento Operacional Padrão, devemos lembrar que ele pode ser aplicado em diversas situações, como por exemplo para estabelecer um procedimento correto de uso do espaço e utensílios da empresa.

Naturalmente, cada pessoa possui experiências e costumes distintos. Por isso, visando a preservação de todos os insumos e estrutura da empresa, regras de manuseio, armazenagem e controle devem ser aplicadas através do POP.

Melhoria contínua de processos

A única forma de um processo ser melhorado é se ele fizer parte de um procedimento padronizado como o POP, que não só pode como deve ser revisitado e melhorado quantas vezes forem necessárias.

Além disso, em casos de gargalos e problemas em quaisquer tarefas das organizações, será possível identificá-los e extingui-los com mais rapidez.

Como fazer um Procedimento Operacional Padrão para sua empresa?

Agora que você já sabe o que é o Procedimento Operacional Padrão, entenda como elaborá-lo corretamente. Antes de fazer o POP, é importante definir alguns elementos:

• Para qual departamento ou função o POP é destinado;
• Quem será o especialista responsável por conferir o esboço do POP;
• Quem aprovará;
• Quais colaboradores devem ser informados da implantação;
• Data de implantação;
• Com qual periodicidade o POP deverá ser revisto e melhorado;
• Em quais circunstâncias ele deverá ser descontinuado.

A sua empresa pode desenvolver um formato exclusivo de procedimento operacional ou usar algum modelo pronto que pode ser encontrado na internet.

Itens fundamentais do POP

1. Nome;
2. Finalidade do POP;
3. Referências e parâmetros (manuais, livros, NOPs, BPFs, ITs);
4. Local do processo;
5. Termos e siglas;
6. Descrição das atividades, suas etapas e respectivos responsáveis;
7. Histórico de revisões;
8. Responsável pelo POP.

Cuidados você deve ter ao desenvolver um POP

Referências e cópias

Usar modelos de outras empresas como referência pode ser uma boa ideia, mas se inspirar é diferente de copiar. Naturalmente, toda empresa tem uma estrutura documental exclusiva, e o POP deve ser desenvolvido dentro dela.

Dia a dia

Quem confere o esboço do Procedimento Operacional Padrão é um especialista da área. Porém, é muito importante consultar também quem está no dia a dia da execução de cada tarefa, pois essas pessoas podem trazer ideias valiosas.

Clareza e objetividade

Além de saber o que é um Procedimento Operacional Padrão, é importante lembrar que esse é um documento que deve ser compreendido facilmente por qualquer profissional apto a executar a função.

Ele deve ser desenvolvido com um vocabulário simples, claro e objetivo para que todos os envolvidos possam usá-lo e garantir a padronização necessária.

Temos certeza de que agora você já sabe o que é um Procedimento Operacional Padrão e como ele é importante para tornar o conhecimento um patrimônio da empresa, visando sempre obter os melhores resultados!

Esperamos que tenham gostado das nossas dicas sobre POP. Continue de olho no Blog da HostGator para aprender ainda mais sobre tecnologia e vários outros assuntos. Até a próxima!