Veja quanto as empresas investem em TI e dicas para criar e otimizar um orçamento de TI.
Criar um orçamento de TI é essencial para investir de forma eficaz os recursos disponíveis em projetos de TI e manter a estrutura ideal para dar suporte a outros departamentos.
A seguir, veremos sobre a importância de um orçamento de TI, quanto as empresas gastam em TI, como criar um orçamento e dicas para otimizá-lo. Acompanhe!
O que é orçamento de TI?
O orçamento de TI é um documento que lista todos os gastos do setor previstos para determinado período e define, assim, a verba disponível para essa área.
O orçamento indica as despesas de TI previstas e serve como diretriz para a gestão de verbas do departamento – indicando quando há disponível para investir em projetos e manter a estrutura de TI. Por isso, o orçamento de TI é essencial para otimizar a gestão de recursos.
Um orçamento bem planejado é essencial para a saúde financeira do negócio, ao gerar previsibilidade dos gastos.
Com um orçamento de TI bem estruturado também é possível analisar de forma mais eficiente os gastos e identificar possibilidades de economizar de maneira responsável.
Quanto gastar em TI?
A atenção e o investimento em TI nas empresas é crescente, porque o investimento em infraestrutura e sistemas adequados podem potencializar a gestão de tempo, de recursos financeiros, melhorar a qualidade do trabalho e, assim, interferir diretamente na saúde do negócio. Por isso, a gestão de TI tem adquirido um crescente papel estratégico nas empresas.
O orçamento de TI varia de um negócio para o outro, mas a gestão de gastos de TI não deixa de ser essencial.
A pesquisa anual sobre uso de TI nas empresas da FGV EAESP aponta que o gasto com TI nas empresas brasileiras costuma ser de 1% a 12% do faturamento líquido.
Em 2021, a média de investimento em TI nas empresas brasileiras foi de 8,7% do faturamento líquido. A pesquisa de 2022 aponta tendência de crescimento desse valor.
O orçamento de TI, no entanto, é maior em alguns setores, como o bancário – o que mais investe em TI (17,9%).
A seguir, veremos como fazer um orçamento de TI, levando em consideração aspectos do seu negócio e dicas sobre como otimizá-lo.
Como fazer orçamento de TI?
O orçamento de TI deve ser alinhado com os objetivos do negócio, respeitando também o orçamento geral da empresa.
Para um orçamento de TI realista e eficaz, a integração entre o departamento financeiro e o departamento de TI é essencial.
O primeiro passo é definir quais são os objetivos da TI e quais necessidades da empresa os projetos de TI precisam suprir.
Para projetar um orçamento de TI, também é essencial realizar um levantamento de gastos.
Para isso, deve-se conhecer todos os gastos de TI já existentes na empresa. É com base em dados históricos que é possível planejar um orçamento de TI mais fiel à realidade da organização – melhorando a previsibilidade de gastos.
Nesse levantamento de gastos para a elaboração do orçamento de TI considere todas as verbas alocadas em TI, como equipamentos, suprimentos, instalações, softwares, custos diretos e indiretos com equipe de TI, treinamentos em TI, custos com suporte e outros.
Conforme a Pesquisa do Uso da TI da FGV EAESP de 2022, um dos problemas para a quantificação em TI está em custos escondidos, que crescem e aparecem mais em estruturas descentralizadas. Por exemplo, softwares utilizados em outros departamentos.
O levantamento de gastos em TI, portanto, permite também identificar softwares subutilizados e recursos mal alocados em outros departamentos.
Um levantamento de licenças ativas é benéfico para identificar oportunidades de renegociação com fornecedores, substituição de ferramentas e até mesmo necessidade de desativação, se for o caso. Isso permite otimizar a gestão de orçamento de TI.
Identificar todos os gastos de TI não é tarefa fácil e muito menos gerenciar gastos dispersos em outros departamentos. Por isso, é interessante pensar também em centros de custos para categorizar os gastos em TI.
Também ajuda na gestão do orçamento de TI o uso de cartões corporativos para pagamentos de licenças de softwares – que permite que cada departamento tenha maior autonomia para pagamentos.
Ao mesmo tempo, centraliza-se o controle de gastos, que podem ser visualizados na plataforma de gestão de despesas integrada aos cartões, como no caso das soluções do VExpenses.
Ou seja, é possível descentralizar os pagamentos e melhorar o controle do orçamento de TI ao mesmo tempo.
Para que o orçamento de TI seja otimizado, é interessante levantar outros dados como principais dificuldades no uso de ferramentas, ferramentas que seriam interessantes para os departamentos, equipamentos e softwares pouco utilizados.
Orçamento é diferente de relatório de gastos
O orçamento de TI, no entanto, não é um relatório de gastos. Assim, levantados os objetivos e o histórico de gastos em TI, é necessário realizar projeções de gastos para o período futuro.
Nas projeções, é importante considerar gastos que serão mantidos, custos cortados, novos projetos e estimativas de crescimento da empresa.
Também é essencial não deixar de listar custos com manutenções preventivas, que podem minimizar gastos imprevistos e otimizar o uso de orçamento de TI.
Outro ponto importante é revisar periodicamente o orçamento de TI, além de monitorar e controlar os gastos.
No controle de gastos, além dos cartões corporativos, as ferramentas de gestão de despesas como a do VExpenses, são grandes aliadas.
A ferramenta possibilita conciliação automática de pagamentos, permite visualizar relatórios e dashboards inteligentes com gastos em tempo real e categorizar gastos em centros de custos. Assim, facilita o controle de gastos para a otimização do orçamento de TI.
Além disso, gera maior transparência de gastos, fornecendo base histórica para planejar orçamento de TI com maior precisão no futuro.
Se você gostou desse conteúdo e se interessa por otimização de gestão de gastos, você provavelmente também vai gostar de conhecer o blog do VExpenses. Visite-nos!