Entenda o que é e como funciona o WMS e saiba como esse sistema de gestão pode otimizar os processos da sua empresa e reduzir a incidência de erros.
Se a sua empresa depende de um armazém ou de um centro de armazenamento para operar, não importa qual seja o tamanho desse espaço, você precisa saber o que é WMS. Essa é a sigla de um tipo de software de gestão de armazéns capaz de melhorar a administração do inventário do seu negócio, otimizar tarefas, reduzir erros humanos e aumentar a produtividade dos seus colaboradores.
Um sistema WMS é essencial para quem deseja otimizar a administração do estoque e melhorar a cadeia logística, para conseguir sair na frente dos concorrentes em relação às entregas e ao atendimento ao cliente.
Sendo assim, se você quer ter um empreendimento mais lucrativo, garantir que as entregas sejam feitas em pouco tempo e administrar melhor todos os itens presentes no seu estoque, continue lendo este texto para saber como funciona esse sistema de gerenciamento de armazéns.
O que é WMS?
WMS é a sigla de warehouse management system (sistema de gerenciamento de armazéns, em português), um tipo de software desenvolvido para gerenciar todas as operações de um armazém, que oferece atualizações em tempo real, emite relatórios de acordo com as métricas estabelecidas e pode ser acessado tanto em computadores quanto em dispositivos móveis.
Além disso, esse sistema de gestão pode ser integrado a outros softwares de gerenciamento, como os ERPs e as ferramentas de gestão de transporte. Dessa forma, será possível aprimorar o monitoramento e o gerenciamento de algumas das principais atividades da companhia.
Como funciona o WMS?
Esse sistema utiliza tecnologias de rastreio, como códigos de barras e RFID para identificar cada produto no espaço de armazenamento.
Sempre que chega um novo item ao inventário, um colaborador usa um equipamento capaz de ler a tecnologia de rastreio para registrar o novo artigo no sistema. A partir daí, é possível ter total controle sobre esse produto até ele ser entregue ao consumidor final.
Além disso, com esse software, também é possível dar baixa automaticamente de cada item do inventário, o que é muito útil para que os gestores saibam exatamente qual é a quantidade de mercadorias que há no estoque.
A ferramenta ainda pode indicar qual é a melhor forma de estocagem para os produtos que estão sendo registrados. Essa funcionalidade facilita bastante as operações de cross-docking, na qual os produtos que chegam no depósito são imediatamente encaminhados a outro destino, sem que seja feito um armazenamento intermediário.
Benefícios de utilizar um sistema WMS
Agora que você já sabe como um sistema de gerenciamento de armazéns funciona, confira a seguir quais são os 5 principais benefícios em utilizar essa tecnologia.
- Operações logísticas mais rápidas
Com esse software é possível saber a localização exata de cada produto, a quantidade de itens no estoque e a data de validade dessas mercadorias. Tudo isso facilita imensamente o processo de pegar o artigo, dar baixa no sistema e enviar para a transportadora.
Assim, a mercadoria vai chegar mais rápido no destino final, melhorando a experiência do cliente.
- Melhor aproveitamento do espaço físico
Por meio do sistema de gerenciamento de armazéns é possível ver em tempo real o nível de ocupação das prateleiras. Isso possibilita a otimização dos espaços físicos e também permite a criação de um fluxo de produtos mais eficiente, o que facilita a gestão das mercadorias e o trabalho de expedição no dia a dia.
- Redução de custos e desperdícios
É possível programar o software de WMS para enviar avisos sempre que um produto perecível estiver chegando próximo à data de validade. Assim, os gestores e empreendedores podem traçar estratégias comerciais para não perder aqueles itens.
Além disso, também existe a possibilidade de habilitar a ferramenta para enviar alertas de quando o estoque de cada mercadoria está chegando ao fim. Com isso, é possível programar com antecedência a compra desses artigos, o que também aumenta a possibilidade de conseguir descontos e melhores condições de pagamento.
Outro benefício dessa funcionalidade é que o seu negócio não vai correr o risco de ficar sem os insumos necessários para a operação e a empresa também não vai deixar de atender à demanda dos clientes.
- Melhor gerenciamento da equipe
Ao implementar um software de gerenciamento de armazéns na sua empresa, diversas tarefas serão automatizadas. Com isso, será possível reduzir as tarefas manuais e delegar aos colaboradores trabalhos mais estratégicos para o negócio.
- Integração dos processos
É possível integrar o warehouse management system com o sistema de ERP da empresa e com softwares de logística. Esse recurso permite que as informações do empreendimento sejam unificadas em um só lugar, facilitando, assim, o trabalho de todas as equipes.
Tipos de WMS
Existem três tipos principais de WMS, os locais (on premise), os baseados em nuvem (cloud based) e os integrados ao sistema ERP. Apesar de terem a mesma função, eles funcionam de maneiras diferentes e apresentam vantagens e desvantagens distintas. Sendo assim, conheça a seguir cada um deles para saber qual é a melhor opção para o seu negócio.
Locais
O software de gerenciamento de armazéns local é desenvolvido internamente ou a pedido da companhia. Ele é implementado diretamente no hardware da própria organização. A grande vantagem desse modelo é que ele é mais personalizável. Além disso, não é necessário pagar uma mensalidade ou licença de uso.
No entanto, pode ser necessário investir uma grande quantia para conseguir desenvolver esse software. Outro ponto negativo é que a empresa ficará responsável por solicitar e pagar todas as atualizações.
Atualizar essa ferramenta é importante porque, à medida que ela vai ficando obsoleto, a integração com outras plataformas de gestão pode ser prejudicada.
Na nuvem
O WMS baseado na nuvem é comercializado como SaaS (Software Como Serviço). Apesar de não ser tão personalizável quanto a versão on premise, o custo inicial de implantação desse sistema é mais baixo. Além disso, geralmente, os fornecedores ficam responsáveis pelas atualizações do programa.
Integrado ao ERP
Há também o WMS integrado ao ERP, essa opção é ideal para quem deseja utilizar todos os softwares de um mesmo fornecedor ou para quem deseja integrar todos os processos em um só lugar.
Contudo, nem sempre os modelos integrados trazem todas as funcionalidades que a sua empresa precisa. Além disso, há várias versões de softwares de gerenciamento que podem ser integradas com sistemas ERPs.
Dicas para escolher o melhor WMS para sua empresa
Para escolher o melhor sistema de gerenciamento de armazéns para o seu negócio, é fundamental analisar as funcionalidades de cada WMS e as necessidades da sua empresa. Sendo assim, confira a seguir quais são os fatores que você deve levar em consideração quando for fazer essa escolha.
Funcionalidades
O principal fator a ser considerado na hora de escolher esse software são as funcionalidades que ele oferece. Alguns dos recursos básicos que esse tipo de produto precisa disponibilizar são:
- Sistema de catalogação e conferência das mercadorias;
- Funcionalidades que facilitem o processo de coleta dos produtos nas prateleiras;
- Visão do mapa do armazém, incluindo o nível de ocupação de cada prateleira;
- Automatização do processo de separação de embalagens e expedição;
- Gestão de pátios e portões;
- Gestão de pedidos;
- Administração do estoque.
Integrações
Para que todas as áreas da sua empresa estejam interligadas, é necessário escolher um WMS que possa ser integrado a outros softwares de gestão da sua companhia. Dessa forma, vai ficar mais fácil administrar os processos do dia a dia e toda a equipe terá ciência das movimentações do armazém e das condições do estoque.
Implementação
Outro fator importante é a facilidade de implementação do software. O ideal é optar por um WMS fácil de implementar, que seja compatível com as outras tecnologias utilizadas na sua empresa e que não interfira negativamente na rotina de trabalho dos seus colaboradores.
Atualizações e manutenções
A frequência de atualizações e a política de manutenção de cada fornecedor também precisa ser levada em consideração no processo de escolha. Para que o software continue sendo funcional e seguro, ele precisa de atualizações constantes. Portanto, no contrato precisa constar a frequência e a forma como esses processos serão realizados.
Além disso, é importante verificar o tempo que cada fornecedor leva para responder um chamado de manutenção, já que qualquer sistema pode apresentar algum problema ao longo do uso.
Como implementar um WMS na sua operação?
Para que a implementação seja bem feita e a sua equipe possa usufruir de todos os benefícios da ferramenta, é necessário cumprir as seguintes etapas para garantir que todo o processo seja feito da maneira correta:
- Defina objeteivos
O primeiro passo para implementar o software é analisar quais são as necessidades da sua empresa e quais processos você pretende aprimorar com essa ferramenta. Assim, será possível estipular o que a organização pretende alcançar com o uso dessa tecnologia.
Por exemplo, os negócios que sofrem com frequentes perdas de mercadoria podem ter como objetivo melhorar a organização do estoque, armazenar melhor os insumos e monitorar a data de validade das mercadorias.
- Escolha o WMS ideal para o seu negócio
Após definir os objetivos, será necessário escolher um software que tenha todas as funcionalidades necessárias para otimizar as operações do seu centro de armazenamento e para facilitar a gestão do estoque e da equipe.
- Faça um cronograma de implementação
A implementação dessa ferramenta costuma ser feita em diferentes fases. Por isso, é importante fazer um cronograma detalhado com os prazos específicos para o cumprimento de cada etapa
- Faça um mapeamento de processos
Depois, será preciso fazer um mapeamento de todos os processos do armazém para conseguir deixar a ferramenta adequada para o espaço e para as atividades executadas ali.
- Implemente o software e faça testes
Uma vez que a tecnologia esteja totalmente pronta, ela pode começar a ser implantada. Contudo, nessa primeira fase, o ideal é que ela passe por um período de testes. Dessa forma, será possível identificar e consertar eventuais erros.
- Ofereça um treinamento para a equipe
Quando o software estiver funcionando corretamente, será preciso treinar a equipe para usar a nova ferramenta. O recomendado é que esse treinamento seja teórico e prático, assim todos vão aprender de fato como usar esse sistema.
Conclusão
Saber o que é e como funciona o WMS é essencial para quem tem um negócio que depende de um centro de armazenamento e quer deixar as operações nesse local mais simples e eficientes, além de diminuir a incidência de erros.
Portanto, se você tem ou trabalha em um centro de armazenamento, considere implementar um sistema de gerenciamento de armazéns na sua empresa para otimizar a produtividade dos seus colaboradores e também para evitar perdas de mercadorias. Se você quiser conferir mais conteúdos sobre gestão de empresas, veja abaixo mais posts da HostGator sobre esse tema: