Briefing: o que é porque ele é tão importante e como elaborar um modelo eficiente que gere resultados positivos na execução dos seus projetos.
Briefing: o que é, afinal, essa ferramenta essencial para qualquer profissional que lida com gestão de projetos e equipes?
Trata-se de uma ferramenta, um documento essencial para nortear a execução de qualquer tipo de projeto. No entanto, para que ele realmente auxilie na execução de projetos, é preciso elaborá-lo da forma correta, evitando alguns erros e não esquecendo de acrescentar informações importantes.
Se você já ficou perdido até aqui, não se preocupe! Pensando em te ajudar e entender melhor o que é briefing, como elaborá-lo de maneira eficiente e quais erros evitar, preparamos este conteúdo completo. Aqui você encontrará tanto dicas essenciais, quanto um passo a passo para te ajudar a utilizar essa ferramenta da forma correta.
Leia até o final e aproveite o conteúdo!
O que é briefing?
O briefing é uma ferramenta essencial na execução de qualquer projeto. Basicamente, é um documento que concentra todas as informações principais e diretrizes que deverão ser seguidas na execução de determinado projeto.
Em um projeto de marketing, por exemplo, ele pode conter informações importantes, como:
- O perfil da empresa;
- O tipo de público alvo;
- A persona;
- Informações específicas sobre o produto;
- Os objetivos de determinado projeto;
- Orçamento;
- Tipo de comunicação;
- Prazos; e
- Outros detalhes pertinentes.
Briefing: o que é e por que ele é tão importante?
Um bom briefing, é tão importante para qualquer projeto, quanto uma planta baixa é importante para uma construção civil, por exemplo. Seja ela uma casa, apartamento, ponte, prédio comercial, etc.
Aliás, a planta desenhada por um engenheiro ou arquiteto, é o briefing da obra em si, que direcionará toda a parte prática da construção. Sem esse documento, é provável que ocorram vários erros graves na execução da obra, além de atrasos, gastos excessivos e retrabalhos.
Já com um bom briefing o que é equivalente à planta da obra, todas as equipes envolvidas na construção, conseguem executar suas respectivas atividades, baseando-se na mesma planta. Dessa forma, a obra tende a se desenvolver de forma mais harmônica e precisa.
Nesse sentido, o briefing, em qualquer projeto ou área, tem a mesma importância que uma planta baixa tem em qualquer tipo de construção civil. Sem o briefing, são inúmeras as chances de erros durante a execução dos processos de um projeto e de insatisfação com o resultado da execução.
Afinal, um bom briefing garante a organização e clareza das ações, direciona os profissionais envolvidos, aumenta significativamente as chances de resultados melhores e, consequentemente, reduz os riscos e falhas. Vamos entender melhor cada um desses pontos, a seguir.
Organização e clareza
O briefing permite que a execução de qualquer projeto se desenrole de forma organizada e que cada equipe ou indivíduo tenha clareza sobre: o que precisa realizar, como deve realizar e o prazo disponível para a execução dessas ações, por exemplo.
Isso torna o processo muito mais organizado e evita equívocos durante a execução das tarefas de modo a garantir que o resultado fique dentro do esperado.
Direcionamento
No briefing o que é mais importante é o direcionamento adequado das ações. Isso facilita muito o processo de tomada de decisões, por oferecer um direcionamento que ajuda a pautar as ações de forma mais assertiva e consciente.
Além disso, briefings específicos para cada equipe de trabalho, ajudam a garantir que uma equipe não interfira nos resultados e prazos das outras equipes. Isso aumenta as chances de que o percurso de execução do projeto ocorra de forma sinérgica e eficiente.
Melhores resultados
Quando as equipes de trabalho envolvidas em determinado projeto utilizam um bom briefing como direcionamento, as chances de que haja resultados satisfatórios ao final da execução, são muito mais altas.
Afinal, as equipes trabalham em maior sinergia e seguindo direcionamentos específicos que conduzem para o resultado esperado.
Redução de riscos e falhas
Um bom briefing, também ajuda a evitar riscos e falhas em um projeto. Afinal, ele direciona as ações já com o propósito de evitar essas situações durante a execução de cada etapa.
O briefing também pode conter estratégias para lidar com algum tipo de imprevisto que possa acontecer. Dessa forma, as equipes também ficam melhor preparadas para lidar com situações adversas, de forma mais assertiva.
Passo a passo para elaborar o briefing?
É fato que não basta apenas ter um briefing o que é importante é ter um briefing realmente eficiente, para que o resultado do projeto seja satisfatório!
Por isso, separamos alguns pontos essenciais que você precisa considerar para elaborar um briefing de qualidade. Confira a seguir!
Identificar o objetivo do projeto
Você já deve ter ouvido a famosa frase: “Para quem não sabe aonde vai, qualquer caminho serve”. Não é mesmo? Na execução de um projeto, é preciso saber exatamente qual o objetivo final para direcionar corretamente as ações e não se perder no processo.
Por isso, identificar e apresentar claramente qual é o objetivo do projeto, é um dos pilares essenciais de um bom briefing. Esse objetivo, pode variar muito conforme a área e o contexto. Alguns exemplos comuns, principalmente no mundo do marketing digital, são:
- Expandir a base de clientes;
- Intensificar o volume de vendas;
- Atingir determinado tipo de público alvo;
- Estabelecer um posicionamento de marca;
- Dentre outros.
Entender o público-alvo
Outro ponto essencial para um briefing eficiente, é entender e detalhar com clareza qual o público alvo do projeto.
Neste ponto, é importante considerar informações como: idade, gênero, localização, preferências, hábitos, dores e necessidades.
Isso ajudará a equipe de execução a adequar, por exemplo, a segmentação das campanhas de anúncios, a linguagem, qual tipo de imagem e texto é melhor utilizar para se conectar com o público certo.
Analisar o mercado e a concorrência
Em qualquer projeto, é importante analisar a concorrência para “imitar” o que está dando certo, evitar investir no que está dando errado e melhorar os pontos de fraqueza para se destacar em relação a essa concorrência.
Além disso, é importante analisar o mercado de modo mais geral, para identificar tendências e oportunidades que podem fazer total diferença no sucesso de um projeto.
Por isso, é muito importante que essa análise seja realizada durante a elaboração do briefing e que conste nesse documento, as diretrizes e recomendações sobre o que é preciso fazer para se destacar da concorrência.
Definir os requisitos e restrições
Outro ponto importante é adicionar parâmetros que direcionem o projeto de modo geral, diminuindo o risco de uma etapa atrapalhar o andamento de outras etapas ou até o resultado do projeto.
Por isso, é essencial adicionar claramente no briefing o que é possível e o que não é, nos limites do projeto. Nesse sentido, é importante descrever, por exemplo: o escopo do projeto e seus limites, o prazo para determinadas tarefas, o orçamento e os recursos disponíveis para a execução de cada etapa, dentre outros detalhes importantes.
Escolher os canais e tom da comunicação
Além de fornecer informações sobre o público alvo, como citamos anteriormente, também é importante estabelecer qual será o tom da comunicação das campanhas para atingir esse público alvo.
Além disso, é importante definir em quais canais essa comunicação será distribuída, para que seja realizada uma adequação das peças de comunicação ao formato ideal para cada canal.
Elaborar o cronograma
Um cronograma bem elaborado, é outro ponto essencial para a organização e sucesso de qualquer projeto.
É importante, por exemplo, definir no briefing, o que é de responsabilidade de cada profissional ou equipe, os prazos de entregas parciais e totais, data de início e término do projeto, dentre outros prazos importantes.
Estabelecer métricas de sucesso
Outra questão importante é definir métricas de sucesso. Isso ajudará a manter um parâmetro de qualidade dos resultados.
Você pode estabelecer métricas de sucesso em cada etapa ou entrega parcial. Dessa forma, é possível avaliar e realizar os ajustes necessários ainda durante a execução. Isso aumenta as chances de sucesso no resultado final.
Definição do orçamento
Para melhor orientar as equipes de trabalho, também é fundamental incluir os dados de orçamento disponíveis para cada etapa do processo. Isso ajuda tanto a evitar imprevistos, quanto a direcionar as tarefas de maneira viável conforme o orçamento.
Falando em imprevistos, é importante também destinar parte do orçamento, para essa finalidade. Afinal, mesmo que haja um planejamento detalhado, sempre podem surgir imprevistos que não foram calculados ou que não estavam sob o controle das equipes de execução.
Este detalhe pode fazer toda a diferença tanto na rotina de execução das tarefas, quanto no resultado final.
Comunicar os stakeholders e suas responsabilidades
Em um projeto que envolve várias equipes ou vários profissionais atuando em áreas diferentes, é importante manter uma comunicação clara e assertiva.
Nesse sentido, é essencial definir no briefing o que é de responsabilidade de cada equipe ou profissional e os prazos de execução das tarefas. Além disso, manter uma comunicação aberta e constante, também ajuda a manter em ordem, tanto o escopo do projeto, quanto os prazos.
Revisar e ajustar o briefing
Antes de finalizar e encaminhar o briefing, é importante revisá-lo para verificar detalhes importantes, como: se todas as informações necessárias foram incluídas, se há necessidade de algum ajuste, se as orientações estão claras, dentre outros detalhes.
Isso ajuda a evitar problemas ou mal entendidos, que podem atrapalhar a execução do projeto e prejudicar os resultados.
Como melhorar um briefing ao longo do tempo?
Agora você já sabe muitas coisas sobre o briefing: o que é, como elaborá-lo e os detalhes importantes que não podem faltar.
No entanto, também é importante ter a consciência de que se trata de um documento vivo e que sempre pode melhorar com o tempo. Este é um pilar essencial para o sucesso de uma gestão de projetos, a longo prazo.
Por isso, separamos algumas dicas para te ajudar a melhorar seus briefings com o passar do tempo e desenvolvimento dos projetos. Confira a seguir.
Revisões periódicas
O briefing deve ser completo, mas também maleável, sempre sujeito a revisões, conforme o projeto avança. Essas revisões podem ser realizadas após a finalização de cada etapa do projeto, em pontos importantes e cruciais ou em datas previamente estabelecidas.
Há também certos briefings utilizados como modelo para atividades executadas repetidas vezes em momentos diferentes e, por profissionais diferentes. Nesse caso, é interessante também revisar e ajustar este modelo, conforme as experiências com os resultados entregues.
Isso enriquece muito o documento e tende a gerar resultados melhores com menos dores de cabeça, no processo.
Na revisão de um briefing o que é importante verificar? Sempre se atente a pontos, como:
- Se alguma informação precisa ser atualizada;
- Analisar se as ações estão evoluindo conforme os parâmetros estabelecidos e os objetivos definidos;
- Modificar prazos ou realizar ajustes necessários conforme as mudanças de contexto;
- Dentre outros.
Feedback contínuo
Além da revisão contínua, é importante também realizar um feedback contínuo, a cada revisão. Isso ajuda a alinhar ainda mais as expectativas e ações e garante uma comunicação clara e direta entre as equipes.
Um bom feedback não envolve apenas comunicar falhas e orientar processos que não estão atendendo às expectativas. Também é importante, comunicar quando as ações estão sendo executadas como o esperado. Isso ajuda a equipe a entender se está ou não no caminho certo e aumenta a segurança e motivação dos envolvidos, para as próximas etapas do processo.
Ajustes em tempo real
Outro ponto muito importante, é realizar ajustes em tempo real. Ou seja, promover os ajustes necessários no decorrer da execução de um projeto, de forma rápida e assertiva.
Isso ajuda a evitar que um problema pequeno se torne maior, prejudicando a execução de outras tarefas e atrasando os prazos, por exemplo.
Erros comuns ao criar um briefing
Criar um bom briefing envolve uma série de detalhes importantes, como já apresentamos até aqui. Agora, vamos conhecer alguns dos erros mais comuns na hora de criar um briefing o que é importante evitar ou corrigir quando necessário.
Falta de clareza nos objetivos
A falta de clareza nos objetivos, sem dúvida, é um dos erros que mais prejudicam a execução de um projeto e a correspondência dos resultados com as expectativas.
Afinal, se um briefing erra ou deixa a desejar no objetivo de um projeto, é muito provável que o resultado não seja satisfatório. Afinal, toda a execução deve ser baseada nos objetivos. Se este pilar não está bem estabelecido, todo o processo pode acabar sendo comprometido.
Não entender o público-alvo
Outro erro importante é a falta de clareza sobre o público-alvo. Afinal, este é outro pilar importante, que norteia diversas ações, como o tipo de comunicação desenvolvida para o projeto, por exemplo.
Por isso, é importante que seja realizada uma pesquisa aprofundada no processo de elaboração do briefing, para garantir que o público-alvo seja identificado corretamente e os detalhes sobre ele, sejam comunicados com clareza para nortear as ações na fase de execução das tarefas.
Excesso de detalhes ou falta de especificidade
Outro erro importante, é o excesso de detalhes ou a falta de especificidade no briefing. O ideal, é que o briefing seja um documento curto e direto, um compilado das informações essenciais para a execução de determinado projeto.
Por isso, não é interessante acrescentar detalhes que não sejam essenciais ou que não contribuirão de forma específica para nortear as ações necessárias.
Negligenciar o cronograma e orçamento
Outro erro bastante comum, é negligenciar o cronograma e o orçamento do projeto. Os prazos precisam ser realistas e, caso haja imprevistos ou alguma ação acabe demorando mais que o esperado, é essencial reavaliar o cronograma.
Dessa forma é possível entender onde será preciso acelerar para compensar esse desvio, ou, se é necessário modificar os prazos seguintes, para não comprometer o resultado do projeto.
O orçamento também é outro ponto essencial que precisa ser realista e detalhado, para evitar problemas durante as execuções das etapas.
Conclusão
Agora você já sabe tudo que precisa sobre briefing: o que é como criar, como ajustá-lo para que ele seja bom e eficiente e quais erros você deve evitar para que ele possa, de fato, direcionar a execução das etapas de um projeto, conforme as expectativas.
Sem dúvida, com este conteúdo, você está mais apto a utilizar essa ferramenta importante na gestão de projetos. Além disso, seguindo as nossas dicas, você conseguirá elaborar briefings mais eficientes, gerando também, resultados melhores.
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