Organizar tarefas, gerenciar processos e ser produtivo. Esses são três dos desafios mais comuns e complexos para gestores de empresas e equipes. O segredo para obter sucesso é coordenar as operações, ganhar ritmo nas atividades e simplificar a compreensão e execução de tarefas. Para alcançar esse patamar de eficiência, é possível aplicar algumas técnicas e […]
Organizar tarefas, gerenciar processos e ser produtivo. Esses são três dos desafios mais comuns e complexos para gestores de empresas e equipes. O segredo para obter sucesso é coordenar as operações, ganhar ritmo nas atividades e simplificar a compreensão e execução de tarefas.
Para alcançar esse patamar de eficiência, é possível aplicar algumas técnicas e métodos de otimização. Um dos mais famosos e utilizados é o método kanban.
O que é o método kanban?
Kanban é uma palavra de origem japonesa cujas traduções mais comuns flutuam entre as palavras “cartão” e “sinalização”. É um fluxo de trabalho geralmente representado por um quadro, software ou folha de papel, onde cada cartão representa uma tarefa que deve ser realizada. A cada novo trabalho identificado, um novo cartão é criado.
A metodologia é um sistema de organização ágil e visual com foco na melhoria do ritmo de trabalho e na capacidade produtiva e organizacional das pessoas e times.
Ele surgiu dentro do Toyotismo, o sistema de produção em série criado pela Toyota em meados dos anos 40. Mas, também encontra-se presente (integralmente ou como influência) em boas práticas ágeis, como o Scrum, Design Thinking e Agile Marketing.
O antes e o depois
Na origem do método kanban, na indústria automotiva, a produção de um novo item só era iniciada quando um produto do estoque era vendido.
Com isso, as empresas passaram a ter um estoque reduzido, uma linha de produção organizada e orientada para o resultado.
Na Toyota, a forma de visualização do kanban auxiliou o trabalho entre equipes de produção e montagem. Isso porque melhorou a comunicação e alinhou quais tarefas deveriam ser feitas e quando. Desta forma padronizou processos e diminuiu desperdícios.
O kanban não traz apenas uma nova técnica, mas uma nova perspectiva de trabalho. O toyotismo colocou à prova o fordismo, apresentando um modelo de produção mais controlado e menos focado em trabalhar com excesso de oferta frente à demanda.
Essa mudança permitiu a redução de estoques e a produção sob demanda. Tudo isso contribuiu para reduzir as despesas de produção, evitar estocagem de longo prazo e dinamizar a linha de produção.
O kanban propõe uma forma didática de acompanhar as tarefas e mantê-las organizadas e registradas. Utiliza recursos visuais, como cartões, post-its e quadros divididos em colunas e linhas.
Originalmente, esse conceito relacionado à gestão visual indica o andamento dos fluxos de produção em empresas que realizam fabricação em série. Mas pode ser utilizado por empresas de qualquer segmento para acompanhar o andamento das tarefas de projetos.
De fácil visualização, facilitam a comunicação entre os funcionários, a organização das demandas e o fluxo de processos e produção da empresa. Isso porque fica fácil entender qual tarefa será a próxima, bem como quais já foram finalizadas.
Como funciona o método kanban?
Antes de abordar a técnica, vale mencionar que o kanban não exige nenhum tipo de ferramenta ou material muito caro e difícil de encontrar. Basicamente, você vai precisar de:
- Post-its ou cartões coloridos (podem ser pedaços de papel de diferentes cores);
- Um quadro para organização dos cartões (ou até mesmo a parede com fitas adesivas).
A simplicidade de ferramentas utilizadas nessa técnica abre margem para que ela seja aplicada em empresas de diferentes portes e segmentos para otimizar os resultados.
Como o método se baseia em referências visuais, um quadro afixado em uma parede, computador ou televisor são suficientes para que todos possam visualizar o que esta acontecendo.
Principais características e fluxos do método
Basicamente, os cartões e post-its são utilizados em cores e/ou tamanhos diferentes. Pois assim conseguem ser distinguidas de acordo com a criticidade/complexidade.
De uma forma simples, é preciso listar todas as tarefas que precisam ser trabalhadas. Após a descrição, basta separar as tarefas em ordem de criticidade,onde os itens de maior valor e menor risco encabeçam a lista.
O kanban é conhecido como um método puxado (pull), ou seja, uma tarefa puxa a outra. A divisão entre as colunas “to do”; “doing” e “done” (a fazer, fazendo e feito) criam os elos dessa corrente. Quando uma tarefa é finalizada, outra é puxada de acordo com uma priorização pré-definida.
A interação entre kanban e a tecnologia
Atualmente, o kanban não precisa ficar restrito ao uso de quadros e post-its. Ele pode ser emulado em sistemas digitais que operam em computadores e dispositivos móveis.
Existem diversas empresas que oferecem sistemas de controle de demandas e produção, sendo que muitas dessas ferramentas têm como influência o kanban.
Veja abaixo alguns dos sistemas que utilizam o kanban integralmente ou como inspiração para seu modo de funcionamento:
Todas essas ferramentas são digitais, sendo que a maioria possui versões acionadas diretamente pelo browser do seu computador ou por meio de aplicativos para dispositivos móveis.
Em linhas gerais, todas elas trabalham com metodologias de organização visual, que é a essência por trás do método kanban. A grande vantagem aqui é a automação de alguns procedimentos.
Por exemplo, os sistemas do Trello ou do Asana, que enviam um e-mail para todos os participantes do projeto assim que há uma mudança de uma coluna para outra ou quando há uma comunicação entre os participantes.
Por isso, a grande vantagem desses sistemas é que eles permitem a customização das colunas e dos cards. Dessa forma, você não ficará preso ao “to do, doing e done” para todos os seus projetos e para organizar as informações necessárias.
Todos os softwares listadas acima possuem boa qualidade e usabilidade. Então, cabe a você selecionar aquela que melhor atende às necessidades e que se adere melhor ao nível de capacidade de uso de ferramentas digitais.
Os 4 principais benefícios em usar essa técnica
1. Capacidade de organização visual
Visualizar informações de uma maneira fácil ajuda na organização das tarefas e no entendimento do papel de cada colaborador no projeto ou no setor que atua.
2. Melhoria na comunicação entre áreas
Projetos que envolvem diferentes setores possuem complexidade maior, afinal, envolvem mais pessoas e diferentes conhecimentos. Assim, a troca de informações e acompanhamento de tarefas é simplificada com o uso do método kanban.
3. Redução do tempo de execução de processos
O método deixa disponível aos colaboradores todas as responsabilidades e prazos. Isso possui um efeito psicológico sobre a equipe, que trabalha com mais eficiência e agilidade.
4. Redução da ociosidade
Equipes de trabalho paradas ou com mais demandas que conseguem executar são uma realidade em muitas empresas. Com o uso do kanban, a tendência é a redução desse comportamento.
Isso porque os funcionários estão sempre envolvidos com o projeto, acompanhando o andamento dos quadros e com foco total nas suas responsabilidades.
Assim, a metodologia kanban e o uso de ferramentas digitais para sua aplicação é um interessante caminho para dar uma renovada no ritmo da equipe nos projetos.
Dessa forma, surge uma oportunidade de trazer mais integração e motivação para a rotina dos colaboradores por meio de uma mudança na forma de trabalhar e visualizar as atividades e responsabilidades de cada um.
Sua empresa adota o método kanban ou alguma outra metodologia de trabalho? Conte para nós sobre a sua experiência e opinião aqui nos comentários!