Ter uma boa gestão de tempo e produtividade pode não ser uma tarefa fácil. Seja na área de tecnologia ou em outras, o tempo corrido é nosso grande inimigo. Sendo assim, para gerir projetos e tarefas com mais facilidade, separamos algumas dicas que podem te ajudar a se tornar um profissional muito mais produtivo!

Técnicas de gestão de tempo e produtividade

Não há como ser 100% produtivo sem utilizar alguma técnica de gestão de tempo. Esse tipo de recurso nos auxilia a manter as tarefas diárias organizadas e a saber quanto tempo precisamos para executar cada uma. Veja algumas técnicas que podem ajudar na sua produtividade:

Técnica Pomodoro

Entre as cinco dicas de produtividade e gestão do tempo, provavelmente essa é a mais conhecida. O nome Pomodoro vem do italiano e significa “tomate”. A escolha do nome é de Francesco Cirillo, que usou um daqueles cronômetros de cozinha com formato de tomate para gerenciar seu tempo.

Pomodoro se baseia na ideia de fluxos de trabalho divididos em blocos para melhorar a agilidade do cérebro e estimular o foco. Depois de diversas pesquisas, Francesco chegou na seguinte técnica de gestão de tempo:

• Selecione todas as suas tarefas e monte uma lista das principais;
• Determine 25 minutos para fazer apenas uma das tarefas principais;
• Mantenha todo o seu foco apenas nela;
• Quando o despertador tocar, faça uma pausa de 5 minutos. Nesse período, vale levantar, fazer um exercício, caminhar, alongar, meditar, etc. Procure algo que te ajude a relaxar;
• Risque a tarefa da sua lista depois que terminá-la;
• Retome o trabalho depois da pausa por mais um “pomodoro” (25 minutos),
• A cada quatro “pomodoros”, faça uma pausa mais longa: 30 minutos até voltar ao trabalho.

A ideia dessa matriz de gestão do tempo é que, com o passar do tempo, você descubra quantos “pomodoros” usa para fazer suas atividades, o que ajuda a estimar prazos e fazer sua gestão de tempo. Alguns aplicativos gratuitos te auxiliam no Pomodoro, como o BeFocused e o Pomello, por exemplo.

Metodologias ágeis

Metodologias ágeis que trabalham tempo x produtividade também são muito úteis! Tudo começou com o desenvolvimento de projetos de software e as ideias principais eram: priorizar as pessoas e as interações, produtos executáveis, colaboração do cliente e respostas rápidas para as mudanças.

Para colocar esses métodos dentro da sua empresa, é preciso entender o que é produtividade e separar os seus projetos em ciclos:

• Início do projeto;
• Organização e preparação;
• Execução do trabalho,
• Encerramento do projeto.

Após cada ciclo, você e sua equipe devem analisar todas as atividades individualmente. Assim, caso encontre erros no meio do caminho, poderá resolvê-los mais rapidamente. Dessa forma, é possível evitar o acúmulo de erros e o retrabalho.

Além disso, o método possibilita entregar o projeto mais rapidamente, com mais qualidade, visualizar o que já foi feito e quanto falta, além de dividir as etapas entre todos os membros da equipe. Para isso, você pode usar o Scrum, onde os projetos são divididos em ciclos chamados de sprints.

Kanban

Kanban é um termo de origem japonesa e significa literalmente “cartão” ou “sinalização”. Este é um conceito relacionado com a utilização de cartões (post-it e outros) para indicar o andamento dos fluxos de produção em empresas de fabricação em série. O Kanban é uma ótima forma de integrar as tarefas da empresa e facilitar a comunicação entre todos os departamentos.

Essa metodologia funciona através de murais divididos em três seções (ou mais), normalmente nomeadas de “To do” (por fazer), “Doing” (fazendo/em execução) e “Done” (feito/concluído). Outras seções podem ser acrescentadas conforme as necessidades do seu projeto, como “Pending” (pendente), por exemplo.

Gestão e escopo visual

A ideia aqui é: desenhar ao invés de ficar extensamente descrevendo em texto. Com essa técnica, o gerente de projetos não apresentará um documento, ele apresenta a EAP, fornecendo uma visão rápida e geral do que está dentro do escopo do projeto. Isso facilita a análise e ajuda a identificar possíveis necessidades.

Além disso, essa visão permite que a equipe não se esqueça de elementos solicitados. Para criar uma EAP, são necessárias as seguintes entradas: plano de gerenciamento do projeto; declaração do escopo do projeto; documentação dos requisitos; fatores ambientais da empresa; ativos de processos organizacionais.

Algumas regras a serem seguidas para o desenvolvimento de uma EAP:

• A EAP deve ser criada com a ajuda da equipe;
• Cada nível da EAP é uma parte menor do nível anterior;
• O projeto inteiro deve ser incluso em cada um dos níveis mais elevados da EAP;
• A EAP deve incluir apenas as entregas necessárias para o projeto,
• As entregas que não estão na EAP não fazem parte do projeto.

Use extensões no seu navegador

Se você se interessou pelo assunto, confira também nosso artigo onde damos dicas de extensões que podem ser usadas no seu navegador para promover uma boa gestão de tempo e produtividade.