Todos nós temos a mesma quantidade de tempo por dia: 24 horas ou então, 1440 minutos. Mesmo assim, algumas pessoas conseguem desenvolver mais atividades do que outras. Você certamente conhece alguém que vive reclamando da falta de tempo. E, a questão nem sempre é a capacidade de produção, mas sim o gerenciamento de tempo. Por isso, vamos apresentar algumas estratégias para ajudar você a administrar melhor o seu tempo e aumentar a produtividade.

Segundo uma reportagem publicada pelo portal Exame.com os maiores vilões de produtividade são:

• reuniões – ocupam 21% do tempo e metade são consideradas improdutivas;
• e-mails – consomem 16% do tempo que o colaborador permanece na empresa;
• tarefas administrativas – absorvem 11% do tempo dedicado ao trabalho.

Mas, na verdade o que muda de uma pessoa para a outra é a administração do tempo, ou seja, a forma como cada um estabelece o que é prioridade e a ordem em que as atividades precisam ser feitas. Portanto, é possível que mesmo recebendo muitos e-mails e participando de diversas reuniões, algumas pessoas consigam fazer um bom gerenciamento do tempo e cumprir todas as atividades previstas.

Gerenciamento de tempo: 5 estratégias para o seu dia a dia

O especialista em gerenciamento de tempo e produtividade Christian Barbosa afirma que, mesmo de forma inconsciente, nós seguimos métodos para fazer as coisas, desde escovar os dentes, dirigir um carro, fazer as refeições ou trabalhar. E, seguir um padrão é fundamental para definir o que é importante, o que é urgente e o que pode ficar para depois.

Confira abaixo cinco estratégias de gerenciamento de tempo que funcionam com qualquer método que você escolha para administrar suas atividades do cotidiano:

1. Visualizar o resultado esperado

Você já deve ter ouvido que para quem não sabe aonde quer chegar qualquer caminho serve. É isso que acontece com quem não faz o gerenciamento de tempo. Por isso, é fundamental visualizar diariamente um resultado esperado. Essa definição de objetivos pode ser a curto, médio e longo prazo. Imagine resultados como: escrever um post por dia para o blog, criar um novo site ou aumentar em 50% as vendas no e-commerce, fazer melhorias no código do site, por exemplo.

2. Escolher um método

Depois de definir os resultados esperados você já tem um rumo. O passo seguinte é escolher uma metodologia para o gerenciamento de tempo e estudá-lo. Algumas alternativas são o GTD, Pomodoro e Tríade, cada um tem características e sugere técnicas específicas. Identifique qual se encaixa mais no seu cotidiano, gosto pessoal e resultados esperados. Depois estude sobre a metodologia para saber como colocá-la em prática.

3. Definir as ferramentas necessárias

Dizem que métodos e ferramentas são praticamente irmãos siameses, um depende do outro. Por isso, é determinante escolher uma ferramenta para o planejamento do dia. Ela será o seu apoio para gerenciar as atividades, organizar prioridades, até mensurar as demandas e identificar gargalos. Você pode usar desde o tradicional papel e caneta, até um aplicativo ou ferramenta especializada para o critério escolhido.

4. Aplicar a metodologia escolhida

Chegou a hora de colocar a mão na massa! Afinal, você já sabe os resultados que deseja, já estudou a metodologia sobre gerenciamento de tempo e escolheu uma ferramenta. Siga passo a passo o que a metodologia escolhida recomenda (cada uma tem características próprias, que você percebe quando estuda sobre elas). Mas, é importante lembrar que os resultados tendem a ser gradativos, dificilmente você alcançará tudo o que deseja no primeiro dia. Mesmo que estiver difícil, persista e você alcançará os resultados esperados.

5. Compartilhar os resultados alcançados

Transmitir o seu aprendizado é uma forma de reforçá-lo. Então, compartilhe o que você aprendeu ao implantar uma técnica para o gerenciamento de tempo, as dificuldades, os resultados, entre dicas que possam ajudar outras pessoas. Uma dica é aplicar o método em outras áreas da sua vida ou para atingir objetivos específicos.

Se não conseguir colocar as estratégias em prática, não desanime. Pode ter sido falta de afinidade com a metodologia ou a ferramenta escolhida. Faça novas escolhas e aplique novamente as cinco estratégias acima.

Quer saber mais sobre gerenciamento de tempo? Deixe um comentário abaixo, quem sabe num próximo post podemos dar mais detalhes sobre métodos e ferramentas para ajudar você a administrar melhor o tempo e aumentar a produtividade!