Durante a pandemia de COVID-19, a videoconferência foi a solução para as empresas continuarem atendendo de forma remota. Com as medidas de isolamento social, os funcionários tiveram que se adaptar ao ambiente virtual, o que fez a procura por aplicativos de videoconferência disparar.

Nos Estados Unidos, os gastos em videoconferência atingiram cerca de US$ 4,1 bilhões em 2020, contra US$ 3,3 bilhões em 2019. É a segunda categoria de crescimento mais rápido no mercado de comunicações unificadas (UC), atrás dos gastos em telefonia baseada em nuvem.

Segundo a consultoria IDC, 62,8% das empresas no Brasil empregam um modelo de trabalho dinâmico e reconfigurável e 52,4% estão conectando organizações e indivíduos, independentemente de sua localização, situação ou contexto. 

Por estar tão presente na vida do brasileiro, a videoconferência é o tema deste artigo. Nele, você conhecerá suas vantagens, como configurá-la e algumas dicas para realizá-la com qualidade.

Vantagens de se fazer videoconferência

A videoconferência ou video conferência é uma tecnologia que permite que pessoas localizadas em diferentes regiões realizem encontros remotos. Houve uma época em que a videoconferência era um luxo que apenas as grandes empresas podiam pagar. 

Contudo, ela se tornou mais acessível e econômica. Hoje em dia, essa poderosa ferramenta de comunicação e colaboração pode literalmente caber dentro do seu bolso. Existem inúmeras vantagens em se fazer videoconferência ‒ e elencamos algumas abaixo!

Redução do tempo e custos de viagem

Um dos principais e mais conhecidos benefícios do sistema de videoconferência é a redução do tempo e das despesas com viagens. Isso faz  o time de colaboradores ter mais tempo para participar de reuniões com clientes e resolver problemas sem sair de seu escritório ‒ o que impulsiona a produtividade dos negócios. 

Atendimento otimizado

O atendimento das equipes de relacionamento com clientes e de vendas é otimizado, facilitando a acessibilidade. Como há recursos de gravação em algumas plataformas de videoconferência, todos os indivíduos precisando de informações de um encontro podem obtê-las mais facilmente, sem atrasar ou faltar às reuniões.

Reuniões estruturadas com comunicações aprimoradas

Como as pessoas estão em locais diferentes, os horários de início e de término definidos geralmente são acertados antes da videochamada. Isso permite uma discussão mais intensa, eficaz, “próxima do presencial” e com menos bate-papo.

A funcionalidade de vídeo permite que as expressões de satisfação, preocupação ou compreensão sejam visualizadas e tratadas com mais atenção que em uma discussão via email ou mensagens instantâneas ou por voz.

Maior produtividade

Como resultado de comunicações aprimoradas, os participantes ficam mais sincronizados e as decisões são tomadas mais rapidamente. Os problemas também são resolvidos com agilidade, dando espaço para novos produtos e serviços serem desenvolvidos, proporcionando grande vantagem competitiva à empresa.

Integração

Os app videoconferência permitiram, sobretudo em tempos de pandemia, a integração constante dos funcionários. Mesmo que de suas casas, os encontros continuaram. Nesse cenário, eles também serviram para educação de novos funcionários, treinamentos, reuniões de feedback e outros alinhamentos. 

Como configurar uma videochamada?

Em seu canal no YouTube, Darlan Evandro, parceiro da HostGator, dá dicas de plataforma de videoconferência grátis que podem ser utilizadas para realizar encontros remotos com pessoas em qualquer lugar do mundo. Todas as ferramentas possuem desde planos gratuitos até recursos mais avançados. Confira!

Pensando nisso, separamos algumas ferramentas de videoconferência que existem hoje no mercado para auxiliar na escolha da sua!

Zoom

Em meio à pandemia, essa plataforma cresceu 169%. O plano gratuito da Zoom oferece apenas 40 minutos de conferência, enquanto um plano pago permite que as empresas tenham quantos usuários quiserem, reuniões e videoconferências ilimitadas, entre outros recursos. 

O recurso de webconferência também inclui gravação MP4 de reuniões, ID de reunião pessoal, compartilhamento específico de aplicativo ou desktop, chat privado e quadro branco virtual. Alguns recursos avançados são visualização de alto-falante ativo, transmissão dupla para telas duplas e visualizações em tela inteira.

Google Meet

O Google Meet, anteriormente conhecido como Google Hangouts Meet, faz parte da plataforma Google Workspace, antes G Suite. Recentemente, o site de videoconferência grátis foi atualizado para fornecer um serviço de primeira classe.

Desenvolvido especificamente para as necessidades de negócios, ele suporta um grande número de usuários ao mesmo tempo e usa uma interface rápida para reduzir a necessidade de espera. Tudo isso é possível com a experiência de aplicativo da web, o que significa que não é necessário software para download. 

Outra vantagem importante é que, por estar dentro da plataforma Google Workspace, é fácil usar dados de outras ferramentas, como o Google Agenda, para planejar reuniões e configurar informações de eventos. O principal benefício é a acessibilidade para empresas de qualquer tamanho ‒ pois é gratuito. 

Skype

Muito conhecido, o Skype tem uma solução de webconferência gratuita que permite o compartilhamento de tela. Para acessá-lo, os usuários precisam criar um nome Skype e adicionar os participantes da reunião em sua lista de contatos. 

O Skype permite que os usuários hospedem conferências de vídeo e áudio com até 25 participantes, número maior que a maioria das outras soluções. Ele também funciona como VoIP, podendo efetuar uma chamada de um aparelho conectado à internet para um telefone comum, fixo ou celular.

Whereby

Sem a necessidade de aplicativos ou instalações e com o mesmo link de reunião todas as vezes, a plataforma de videoconferência oferece aos usuários a liberdade de trabalhar em qualquer lugar. Com ele, os usuários podem compartilhar um link que envia os convidados para uma sala de reuniões personalizada. 

Não há necessidade de registro ou download, e o Whereby é projetado para que qualquer pessoa possa entrar ou hospedar uma chamada com facilidade e sem a necessidade de experiência técnica. 

A ferramenta possui compartilhamento de tela e áudio, gravação de reuniões, e links de salas personalizáveis. Além disso, é possível fazer integrações com o Trello, Google Docs e Miro Whiteboard.

GoToMeeting

GoToMeeting é o serviço de webconferência independente fornecido pelo LogMeIn. Como esperado, ele oferece áudio e videoconferência, bem como compartilhamento de tela. Um dos recursos que diferencia o GoToMeeting é sua facilidade de uso móvel – é possível configurar e iniciar uma conferência em seu smartphone. 

Também há configurações para maximizar a qualidade da chamada e da imagem, bem como convites com um toque para participar de reuniões e bate-papos. Em termos de preço, quase todos os recursos-padrão estão disponíveis com o plano mais básico.

Dicas para fazer uma videochamada com qualidade

Agora que você já conhece algumas ferramentas para realizar videoconferências, é o momento de saber como fazer isso com qualidade. Vamos lá?

Feche outros aplicativos 

Antes da videoconferência, salve seu trabalho e feche aplicativos desnecessários. Com muitas janelas abertas no navegador ou aplicativos rodando, o computador pode ficar mais lento durante o encontro, porque a chamada utiliza muitos recursos.

Se for compartilhar a tela durante a conversa, é uma boa ideia tomar precauções extras para que as pessoas não vejam nada privado ou potencialmente constrangedor. 

Verifique a conexão com a Internet

Antes da chamada, use uma ferramenta para testar a velocidade da internet. Se não estiver obtendo velocidade suficiente, aproxime-se do roteador Wi-Fi ou tente algumas outras dicas para aumentar o sinal wi-fi .

Posicione-se num local com luz

É melhor fazer uma videochamada em um local com muita luz natural, para seu rosto ficar claro. No entanto, se esse não for o caso, tente sentar-se sob alguma luz fluorescente suave. Também é interessante escolher um local com fundo neutro ou desfocar o plano de fundo ‒ algumas ferramentas possuem esse recurso. 

Teste vídeo e áudio

Antes de iniciar um encontro, certifique-se de que os dispositivos de vídeo e áudio estejam conectados e funcionando corretamente. A maioria das ferramentas de videoconferência possui um serviço de chamada de teste. Procure nas opções ou no menu de configurações do seu aplicativo de videoconferência.

Se você pretende participar de reuniões quase diárias, vale a pena investir numa câmera, microfones e fones com melhor qualidade. 

Posicione a câmera no nível dos olhos

É importante posicionar a câmera no nível dos olhos, a fim de não olhar para cima ou para baixo. Também não olhe para si mesmo ou para a janela de bate-papo enquanto fala, dirija seu olhar diretamente para a câmera. Dessa forma, os outros não sentirão que está distraído.

Organize-se 

Conduzindo uma reunião, prepare todos os pontos de discussão e documentos com antecedência. Se os colegas precisarem ver um documento, envie-o antecipadamente e certifique-se do acesso a todos os dados necessários por todos. Assim, os primeiros minutos não serão gastos para esperar todos se atualizarem.

Vista-se de acordo 

Trabalhar em casa não significa poder participar das reuniões de pijama. Também não há necessidade de exagerar com um terno de três peças completo. Encontre um meio-termo e vista-se de maneira casual ou formal.

Silencie o microfone quando você não estiver falando

Em uma videochamada com muitos participantes feita em casa, é melhor manter o som mudo a maior parte do tempo. Apenas ative o som quando precisar falar, pois isso elimina qualquer ruído de fundo

Esperamos que, com essas dicas, as suas reuniões remotas sejam muito mais eficientes e produtivas! Compartilhe com a gente outra sugestão para melhorar as videoconferências no trabalho. 

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