A assinatura para e-mail profissional funciona como um cartão de visita virtual cujo objetivo é finalizar, com credibilidade e confiança, o contato realizado com o destinatário do e-mail.  As assinaturas podem ser uma ferramenta extremamente valiosa para o branding de uma empresa, e é muito simples de implementá-las.

A sua assinatura de e-mail é tudo aquilo que você coloca ao final das mensagens que envia. De modo geral, são informações relevantes, como seu nome, seu contato e o nome da empresa, mas nada impede que a assinatura seja uma parte importante da estratégia de marketing da empresa. 

Ao criar assinatura de e-mail profissional para cada colaborador de uma empresa, por exemplo, é possível gerar o reconhecimento da marca em cada pessoa que recebe e-mails. É uma forma genuína de se conectar com os clientes e transmitir que sua empresa está aberta para a comunicação. 

Neste artigo, você entenderá a importância de criar uma assinatura e saberá mais detalhes sobre como fazer a sua. 

Elementos importantes numa assinatura de e-mail

Antes de abordar os itens importantes de uma assinatura de e-mail, é necessário diferenciar o endereço de e-mail não profissional do e-mail profissional. O primeiro é seu endereço de e-mail pessoal, que provavelmente é algo como: [email protected] ou [email protected]. Já o endereço profissional utiliza o domínio da empresa, algo como [email protected], 

Uma peça fundamental do e-mail profissional é a assinatura. Ela é a oportunidade perfeita para “marcar” cada mensagem que você envia. Contudo, uma assinatura para e-mail profissional exige reflexão durante a fase de design, pois deve comunicar as informações de contato de uma forma que valorize uma marca pessoal ou empresarial para futuros clientes. 

A primeira coisa que você precisa considerar é a consistência: as pessoas têm que associar a assinatura de e-mail à sua marca. Os elementos da assinatura podem variar dependendo da sua área na empresa ou de seus interesses profissionais, alguns, entretanto, são essenciais.

• Nome;
• Cargo;
• Número de telefone;
• Site da empresa; 
• Logo da empresa. 

A assinatura para e-mail pode combinar os elementos essenciais com estratégias específicas de marketing, como ícones das redes sociais, link para um conteúdo recente do blog ou para a landing page, com os produtos e os serviços da empresa.

Para colaboradores da área comercial, pode fazer sentido incluir um link para o produto mais vendido no site, promoções sazonais e avaliações ou depoimentos de clientes. 

É discutível se você deve ou não adicionar os ícones para as redes sociais, mas, segundo a Unilever, a marca aumentou o número de seguidores de 40.000 para aproximadamente 235.000 em 10 meses apenas adicionando um link às assinaturas de e-mail.

Essas ferramentas de marketing são econômicas, rápidas e flexíveis, ou seja, a maneira mais fácil de conquistar um  investidor ou cliente. Portanto, o design da assinatura de e-mail é extremamente importante. Os mínimos detalhes são cruciais para causar uma boa impressão.

Como criar uma assinatura para e-mail profissional

Compreender o mercado no qual a sua empresa está inserida e as necessidades da sua persona são os pré-requisitos para criar um e-mail profissional e aperfeiçoar uma assinatura de e-mail eficiente.

Existem duas formas principais de criar assinatura de e-mail profissional: manualmente (imagem, HTML e texto) ou por meio de geradores automáticos. Caso a sua empresa não tenha um designer na equipe, a maneira mais fácil de desenvolver uma assinatura profissional e atraente é usando um gerador de assinatura.

Um gerador de assinatura é uma ferramenta que cria e personaliza as informações da assinatura. Permite construir modelos personalizáveis, em que você pode incluir gráficos, links clicáveis, fotos e muito mais. 

Para fugir dos modelos automáticos e criar algo que seja a cara da sua marca, o mais indicado é investir no manual. Uma assinatura codificada manualmente por um profissional evita erros, cores incompatíveis ou imagens exibidas como anexos em vez de links. 

Como criar assinatura via Gmail

Para adicionar informações de contato ao fim da sua mensagem no Gmail, basta seguir os passos abaixo.

1) Acesse http://gmail.com/, insirindo seu login e sua senha.

2) No canto superior direito, clique em Configurações, no ícone de engrenagem, e em “Ver todas as configurações”.

3) Clique na aba “Geral”, desça até o final da página e procure por “Assinatura”.

4) Clique em Criar nova e dê um nome para sua assinatura, como, por exemplo, “Assinatura principal”

5) Na caixa de texto que se abrirá, insira as informações que você quer que apareçam ao final da mensagem. 

6) Após inserir sua assinatura, clique em “Salvar Alterações” no fim da página.

7) Pronto! Para verificar o resultado, basta escrever um novo e-mail e avaliar sua nova assinatura!

Nos tópicos abaixo, você confere algumas dicas de como criar uma assinatura manualmente ou utilizando geradores automáticos para inserir no seu e-mail profissional. 

Manualmente

Há alguns softwares e programas on-line que você pode utilizar para elaborar a assinatura profissional para e-mail de forma manual: Illustrator, Photoshop, Canva, Grunt e outros. Para criar uma assinatura que se destaque e impressione seus destinatários, você precisará seguir os passos abaixo.

1. Tenha as cores, a fonte e a logo da marca bem definidos;
2. Defina o tamanho da imagem; 
3. Acerte o design e o estilo, inserindo espaços para dividir as informações e implementar uma hierarquia de design que direciona o destinatário a ler primeiro as informações mais importantes; 
4. Enfatize seu nome, seu cargo, sua empresa e qualquer informação de contato que seja relevante para seus destinatários;
5. Adicione os ícones de redes sociais e outros links relevantes;
6. Crie códigos UTM para rastrear os links usados ​​em sua assinatura;
7. Certifique-se de que o design da sua assinatura seja compatível com dispositivos móveis;
8. Garanta que todos os colaboradores tenham o mesmo layout de assinatura de e-mail. 

My Signature

O MySignature é um gerador on-line de assinatura profissional para e-mail gratuito que utiliza diversos modelos, compatíveis com dispositivos móveis e gerenciadores populares, como Gmail, Outlook e Thunderbird. A simplicidade do MySignature é o que o faz popular entre proprietários de pequenas empresas, empreendedores e freelancers. 

Para utilizar o programa, basta escolher o design que mais se adequa à imagem da sua marca e personalizá-lo de acordo com as necessidades. Em seguida, é só configurar a assinatura no gerenciador de e-mail utilizado pela empresa. No entanto, se você precisar de uma ferramenta com recursos mais sofisticados de marketing e gerenciamento, o ideal é procurar soluções de nível empresarial.  

Newoldstamp

A ferramenta é ideal para pequenas e médias empresas que buscam recursos mais avançados, pois permite que você crie, gerencie e distribua facilmente assinaturas de e-mail para toda a organização. Além disso, o Newoldstamp oferece integração com Google Workspace, Exchange e Office 365. 

Os recursos de gerenciamento incluem personalização de modelos, gerenciamento central, layouts de departamento, distribuição automatizada, atualização automática, campanhas de banners e análises integradas. A ferramenta possui interface amigável e suporte aos clientes. 

Signature Creator  

É ideal para empresas e empreendedores que desejam criar assinaturas mais modernas e de forma manuscrita, numa ferramenta simples e direta. Todas as assinaturas são geradas no servidor e excluídas automaticamente após 15 minutos. 

WiseStamp

O Wisestamp é uma ferramenta versátil que oferece uma versão gratuita e outra paga. O diferencial do Wisestamp é a possibilidade de adicionar ícones de redes sociais e anexar fotos do Instagram para personalizar seu e-mail. 

MailSignatures

Também utiliza modelos prontos para criação de assinaturas de e-mail numa ferramenta simples e intuitiva. O primeiro passo é selecionar a plataforma de e-mail utilizada pela empresa e optar por um modelo. Em seguida, basta adicionar as informações pessoais e corporativas, além do logotipo e da fonte estilizada. Por fim, vincule as redes sociais da empresa.

Gimmio

A ferramenta permite criar assinaturas personalizadas com fontes, ícones e opções de layout. O painel é amigável, e a empresa possui suporte técnico disponível.

RoundCube

A HostGator utiliza duas plataformas de e-mail no pacote de hospedagens, entre elas, o RoundCube. Por isso, se você utiliza o RoundCube como gerenciador de e-mails profissional, saiba que é possível criar uma assinatura de e-mail no próprio sistema. 

Por meio da seção Assinatura, é possível inserir informações no campo em branco e imagens, desde que adicionadas ao cPanel. No vídeo abaixo, você confere como criar uma assinatura pelo gerenciador e levar ainda mais credibilidade ao seu negócio. 

Signature Email 

Com uma versão gratuita que permite fazer upload de imagens e salvar a assinatura, a ferramenta utiliza modelo de assinatura para e-mail personalizável. O Signature Email possibilita adicionar diversos campos e arrastá-los conforme a configuração escolhida, dando controle total sobre layout, cores e espaçamento.  O plano pago permite que você crie um modelo para uso de toda a sua empresa, facilitando a distribuição da assinatura por meio de links. 

Como você provavelmente já sabe, negócios bem estabelecidos necessitam de técnicas inovadoras para continuarem relevantes. Algumas delas, como a utilização de aplicativos para e-mail profissional, podem ser mais complexas, enquanto outras, como a inclusão da assinatura, são mais simples. 

De modo geral, a assinatura de e-mail pode ser um diferencial em grandes campanhas. As assinaturas fornecem links importantes para os destinatários, e isso facilita a obtenção das informações mais importantes para os clientes em potencial. 

As assinaturas são úteis para criar o reconhecimento da marca. Com elas, também é possível modificar as informações e os links fornecidos para adequá-los às necessidades do público-alvo. Ao fornecer o número de telefone de uma empresa, você leva a comunicação a um nível mais pessoal. 

Seja elaborada por geradores automáticos ou pela equipe de design da empresa, a assinatura para e-mail profissional deve seguir o propósito de imprimir sua marca em seus clientes potenciais. O importante é aproveitá-la nas estratégias de marketing e branding, usando uma ferramenta diária: o e-mail.