Apesar de muitas pessoas acharem que o e-mail morreu, no cenário empresarial atual a comunicação por e-mail ainda assume um papel central na troca de informações e na manutenção de relacionamentos profissionais e envio de dados sigilosos.

Embora seja uma ferramenta poderosa, a redação cuidadosa, especialmente a atenção em como iniciar e-mail profissional e terminar os e-mails corporativos, é fundamental para a construção de conexões sólidas e bem-sucedidas.

Para te ajudar nessa tarefa, abordaremos neste texto a importância de dedicar atenção especial a essas partes cruciais do e-mail, compreendendo como elas influenciam a percepção do destinatário e a efetividade da comunicação.

Além disso, exploraremos algumas orientações práticas para criar saudações adequadas e encerramentos cordiais, garantindo que as nossas mensagens transmitam um tom profissional, respeitoso e claro em todas as interações no contexto corporativo. Quer saber tudo sobre esse assunto? Então acompanhe esse artigo até o final. Boa leitura!

O que é o e-mail corporativo?

Essa personalização com o domínio da empresa é essencial para fortalecer a identidade e a marca da organização, além de transmitir uma imagem mais profissional aos destinatários.

O uso de e-mails corporativos é uma prática essencial para facilitar a comunicação tanto internamente, entre os colaboradores e departamentos da empresa, quanto externamente, com clientes, fornecedores e outras partes interessadas.

7 dicas para escrever um e-mail profissional

Como já destacamos, escrever e-mails corporativos de forma clara, profissional e eficiente é fundamental para o sucesso das suas comunicações no ambiente de trabalho.

Aqui estão sete dicas essenciais para ajudá-lo a aprimorar as suas habilidades de escrita desse tipo de mensagem:

1 – Organize suas ideias e seja objetivo e conciso: divida o conteúdo do e-mail em parágrafos curtos e coesos. 

Cada parágrafo deve tratar de um tópico específico, facilitando a leitura e compreensão por parte do destinatário. Dessa forma, evite rodeios e vá direto ao ponto. Resuma as suas ideias em frases claras e evite informações desnecessárias. Pense na mensagem principal que deseja transmitir e foque nisso.

2- Utilize uma linguagem apropriada: mantenha um tom profissional e evite gírias, abreviações ou linguagem coloquial. Lembre-se de que o e-mail é uma forma de comunicação formal no ambiente de trabalho.

3 – Utilize tópicos e listas: quando apropriado, utilize listas numeradas ou tópicos para destacar informações importantes. Isso torna o e-mail mais organizado e fácil de ler.

4 – Anexe arquivos relevantes (se necessário): se você precisa enviar documentos ou arquivos adicionais, certifique-se de anexá-los antes de enviar o e-mail. Verifique se os arquivos estão corretos e que eles são pertinentes ao conteúdo da mensagem.

5 – Seja cortês e educado: use palavras de cortesia, como “por favor” e “obrigado”, para demonstrar educação e apreço. Mesmo quando for necessário tratar de assuntos delicados, mantenha um tom respeitoso e cordial.

6 – Inclua as suas informações de contato: garanta que as suas informações de contato estejam disponíveis no e-mail, incluindo seu nome completo, cargo, número de telefone e talvez um link para seu perfil profissional.

7 – Revise antes de enviar: erros de gramática e ortografia podem comprometer sua credibilidade profissional. Revise cuidadosamente o e-mail antes de enviá-lo, prestando atenção especial a erros comuns.

Como iniciar e-mail profissional: importante ponto de atenção

A atenção ao início e ao final do e-mail corporativo é de extrema importância, pois essas partes são os primeiros e últimos elementos que o destinatário verá. 

O início do e-mail é como um cartão de visitas, que estabelece a primeira impressão sobre o remetente e o teor da mensagem. Uma saudação apropriada, como “Prezado(a) [Nome do Destinatário],” ou “Caro(a) [Nome do Destinatário],”, demonstra respeito e profissionalismo desde o primeiro contato.

Um início bem pensado também pode despertar o interesse do destinatário em continuar lendo o e-mail. 

O uso do nome do destinatário, quando conhecido, personaliza a mensagem e mostra que ela não é genérica, aumentando a probabilidade de que o e-mail seja lido com mais atenção.

Da mesma forma, o final do e-mail é uma oportunidade crucial para encerrar a comunicação de forma adequada e cortês. A despedida, como “Atenciosamente,” ou “Grato pela atenção,”, seguida do nome e cargo do remetente, reforça a cortesia e aprofunda a conexão profissional com o destinatário.

Por isso, dedicar atenção especial ao início e ao final do e-mail corporativo é fundamental para estabelecer uma comunicação positiva, respeitosa e profissional. Esses detalhes podem fazer toda a diferença na forma como o e-mail é percebido pelo destinatário, o que pode gerar resultados positivos nas interações dentro da empresa e com outras partes interessadas. 

Exemplos de como iniciar e-mail profissional 

Abaixo vamos dar dois exemplos de estrutura de e-mail profissional. O primeiro é um funcionário enviando uma proposta de parceria para outra empresa:

Assunto: Proposta de Parceria – Evento Beneficente

Prezado Sr. Silva,

Espero que este e-mail o encontre bem. Meu nome é Ana Santos e sou a coordenadora de eventos da ABC Eventos Corporativos. Estou entrando em contato para propor uma parceria entre nossas empresas para o próximo evento beneficente da Instituição XYZ.

Nossa equipe tem trabalhado arduamente para planejar um evento significativo e de impacto social. Com o tema “Um Olhar para o Futuro”, a arrecadação deste evento será destinada para o apoio a crianças carentes na nossa região.

Acreditamos que sua empresa, com sua vasta experiência e reputação sólida no mercado, seria um parceiro ideal para esta causa. Nossa proposta inclui o patrocínio de uma das atividades do evento, bem como a possibilidade de expor sua marca em nosso material promocional e durante o próprio evento.

Em anexo, encontrará o nosso portfólio de eventos anteriores e uma apresentação detalhada sobre o evento beneficente “Um Olhar para o Futuro”. Teremos o maior prazer em agendar uma reunião para discutir os detalhes desta parceria e como podemos trabalhar em conjunto para o sucesso deste evento beneficente.

Agradecemos a atenção e aguardamos ansiosamente pela oportunidade de colaborar com a Empresa Silva & Cia em prol dessa nobre causa.

Atenciosamente,

Ana Santos Coordenadora de Eventos ABC Eventos Corporativos Telefone: (XX) XXXX-XXXX E-mail: [email protected]

O segundo exemplo de como iniciar e-mail profissional é um e-mail interno de resultados da equipe. Veja:

Assunto: Relatório Mensal de Desempenho – Julho 2023

Prezado Sr. Oliveira,

Espero que esta mensagem o encontre bem. Gostaria de compartilhar com o senhor o relatório mensal de desempenho referente ao mês de julho de 2023.

Neste último mês, nossa equipe do setor de vendas tem se empenhado em alcançar as metas estabelecidas para o trimestre. Tenho o prazer de informar que conseguimos superar as expectativas e alcançamos um aumento de 15% nas vendas em relação ao mesmo período do ano passado. Além disso, conquistamos dois novos clientes corporativos, fortalecendo ainda mais nossa carteira de clientes.

No relatório anexo, detalho as principais atividades realizadas durante o mês, os resultados obtidos e algumas projeções para o próximo trimestre. Também incluí uma análise dos desafios enfrentados e possíveis estratégias para aprimorar ainda mais nossos resultados.

Gostaria de agendar uma breve reunião na próxima semana, se possível, para discutir pessoalmente os resultados apresentados e receber seus insights sobre as oportunidades de crescimento. Sua orientação e liderança são fundamentais para o desenvolvimento contínuo de nossa equipe e para o sucesso do setor de vendas.

Agradeço antecipadamente pela atenção e aguardo confirmação de sua disponibilidade para a reunião.

Atenciosamente,

João Silva Gerente de Vendas Setor de Vendas – Empresa XYZ Telefone: (XX) XXXX-XXXX E-mail: [email protected]

Como ter um e-mail profissional?

Se você é um empreendedor, precisará de um domínio personalizado para a sua empresa. Por exemplo, se a sua empresa se chama “minhaempresa”, o domínio pode ser “[email protected]“. É possível registrar um domínio por meio de provedores de hospedagem de sites ou registradores de domínio.

Se você é funcionário de uma empresa, verifique com o setor de TI ou com o departamento pessoal quais são os procedimentos adequados. 

Geralmente, o e-mail corporativo é criado com base no nome e sobrenome do funcionário. Decida qual será o nome de usuário que você deseja utilizar no e-mail corporativo.

Depois de criar o e-mail com sucesso, adicione as suas informações pessoais, como nome completo, cargo, departamento e número de telefone, para que os destinatários possam identificá-lo facilmente. 

Ao criar um e-mail corporativo, também é preciso fazer a configuração da assinatura. É importante ter um modelo profissional que inclua suas informações de contato, como nome, cargo, empresa, endereço de e-mail e número de telefone. 

Aproveite para ajustar as configurações adicionais, como idioma, fuso horário, respostas automáticas (out of office para período de férias, por exemplo) e outros recursos disponíveis na plataforma de e-mail.

Após configurar a conta, envie um e-mail de teste para si ou para um colega para garantir que tudo esteja funcionando corretamente e que o e-mail esteja sendo entregue corretamente.

Lembre-se de seguir as políticas e diretrizes da empresa para o uso do e-mail corporativo. Mantenha a comunicação profissional e evite o uso inadequado do e-mail para garantir a segurança e eficiência nas comunicações internas e externas da empresa. 

Conclusão

Dominar a arte de escrever e-mails corporativos de forma eficiente é uma habilidade valiosa que pode impulsionar sua carreira e melhorar a comunicação no ambiente de trabalho. As dicas apresentadas fornecem aqui um guia prático para garantir que suas mensagens sejam claras, profissionais e impactantes.

Lembre-se de que a atenção em como iniciar e-mail profissional e terminar os e-mails corporativos de forma adequada não pode ser subestimada. 

Assim, uma saudação respeitosa e um encerramento cortês demonstram consideração e profissionalismo, fortalecendo os relacionamentos com colegas, clientes e parceiros de negócios .Além disso, sempre revise cuidadosamente seus e-mails em busca de erros gramaticais e de ortografia. A prática constante te tornará mais habilidoso e capaz de se comunicar de forma eficiente e profissional em todas as ocasiões.