Provavelmente a questão de como assinar documento digitalmente já está surgindo no seu trabalho, faculdade e até nas relações cotidianas. Afinal, agora é praticamente rotina: falamos de assinatura eletrônica em todos os lugares.

A revolução digital e a adoção de novas tecnologias em todas as áreas da sociedade, em especial após a pandemia de Covid-19, favoreceram a disseminação de ferramentas inovadoras que permitem assinar digitalmente um documento informático, conferindo a mesma validade jurídica que uma assinatura manuscrita.

Quer entender como funciona e como você pode usufruir da assinatura digital a partir de hoje? Acompanhe neste artigo!

Como assinar documento digitalmente?

Vamos começar com o básico. Em termos gerais, o que significa assinar digitalmente um documento? O conceito básico é este: a assinatura digital, como a própria expressão diz, nos permite assinar um documento eletrônico.

Devido a uma série de parâmetros técnicos, esse processo garante autenticidade, confiabilidade e validade jurídica dos documentos assinados e, portanto, assume o mesmo valor da assinatura manuscrita. 

Tudo certo, mas então como você assina digitalmente? A assinatura digital de um documento é uma atividade bastante simples por si só e pode ser resumida em poucos passos. 

No documento a ser submetido ao signatário, tipicamente em formato estático (PDF), são inseridos os pontos de assinatura e, normalmente via e-mail, o pedido de assinatura é enviado.

Para aperfeiçoar o processo de assinatura digital, geralmente é necessário o uso de hardware e/ou software. No primeiro caso, trata-se de um dispositivo — smart card ou token USB — equipado com um certificado digital especial emitido por uma certificadora credenciada. No segundo caso, é um software de assinatura digital que permite concluir a assinatura de um documento.

Vantagens de assinar um documento online

Agora que você sabe como assinar documento digitalmente, pode estar se perguntando: por que é importante ter uma assinatura eletrônica? Existem essencialmente 5 razões principais para realizar um processo de digitalização completo, ao nível privado, profissional e/ou corporativo.

1. Economia

Ter uma assinatura eletrônica representa economias substanciais em vários sentidos, graças à redução dos custos de impressão de documentos em papel, além da otimização de tempo e espaço. Assinar digitalmente é uma escolha ética e ecológica que tem um impacto positivo no meio ambiente.

2. Simplificação

Assinar digitalmente é um dos primeiros passos para iniciar um processo de simplificação da sua gestão documental, com consequente agilização do processo interno — em especial de empresas. De fato, a transmissão de documentos é mais rápida e eficiente.

3. Validade jurídica

Como falamos, é possível garantir a validade jurídica de documentos eletrônicos com diferentes significados jurídicos, dependendo do tipo de assinatura utilizada.

4. Adaptação

Escolha o tipo de assinatura que melhor se adapta às suas necessidades, o tipo de documento a assinar, o destinatário final e o contexto regulamentar. Tudo adaptável!

5. Confiabilidade 

A assinatura eletrônica, no pleno respeito da privacidade, representa um serviço seguro, alinhado com os princípios fundamentais da transformação digital e da Lei Geral de Proteção aos Dados (LGPD).

Ferramentas para assinar documento online

Você precisa colocar sua assinatura em um documento PDF, mas, nunca tendo feito nada assim, não tem a menor ideia de como fazer e, acima de tudo, quais ferramentas usar? Se este for o caso, encontrou o guia certo!

A seguir, descubra como assinar documento digitalmente, a partir do PDF, usando um computador, smartphone ou tablet. Inclusive, se não deseja instalar novas ferramentas em seus dispositivos, fique tranquilo, pois já é possível fazer isso online.

DocuSign

DocuSign é uma plataforma online de gerenciamento de assinatura digital. Com ela, você pode criar assinaturas eletrônicas juridicamente vinculadas mais rápido do que nunca. 

A plataforma permite assinar os documentos apenas usando o teclado, capturar uma assinatura feita à mão ou utilizar o mouse ou touchpad para inseri-la em um documento. Isso economiza muito tempo, esforço e selos!

O DocuSign também oferece a possibilidade de enviar e receber documentos conhecidos como envelopes. O número de envelopes que você pode usar a cada mês varia e depende do plano escolhido. Existe uma versão gratuita!

SmallPDF

Fundado em 2013, o SmallPDF é uma plataforma que promete uma resposta simples, segura e de confiança aos problemas de programas de PDF. Ao remover funções desnecessárias e focar na experiência do usuário, tornou-se um dos softwares PDF mais baixados!

O SmallPDF oferece soluções completas para anotações, armazenamento de documentos, assinatura digital, assinatura eletrônica, captura de documentos, conversão de arquivos, criptografia e mais!

iLove PDF

Também um dos favoritos na conversão de documento, o iLove PDF salva vidas oferecendo soluções completas para edição de PDFs: assinaturas, conversões, combinação de arquivos e mais! E o melhor: com interface intuitiva, ideal para amadores.

Existem vários planos diferentes que incluem opções individuais, familiares e empresariais para apoiar sua casa ou local de trabalho. Vários usuários podem compartilhar documentos facilmente e conectar-se a contas pessoais.

ClickSign

O ClickSign é um software completo que oferece vários recursos importantes, incluindo assinatura de documentos, criação e negociação de contratos. Ele conta ainda com muitos recursos que outros serviços não oferecem, como modelos de demonstração, funções baseadas em permissão e gerenciamento de assinatura eletrônica em nuvem privada. 

Não são necessários downloads, mas os novos visitantes precisarão criar uma conta para acessar os documentos. Os preços variam de R$ 39 a valores personalizados para soluções projetadas para empresa, dependendo do que você escolher. 

Qual é a solução certa para você?

Existem muitos candidatos ao melhor serviço de assinatura eletrônica, a depender de qual a sua necessidade e seu orçamento. Vale lembrar, no entanto, que nem todos os serviços oferecem as mesmas funcionalidades, possibilidades de integrações e preços.

Assim, nossa recomendação é que você avalie de forma realista o que precisa e restrinja sua pesquisa pelo software ideal.

Por que preciso de um serviço de assinatura eletrônica para minha empresa?

O serviço de assinatura eletrônica certo é capaz de fornecer uma série de ferramentas e preços exclusivos para atender melhor sua pequena empresa. Isso pode incluir criptografia atualizada, integrações de software e vários usuários.

Nossas escolhas para o melhor serviço de assinatura eletrônica para pequenas empresas são um ótimo ponto de partida ao escolher aquele que julgar certo para você!